Mitarbeiterentsendung nach Polen

Basisinformationen rund um das Thema Entsendung

ARBEITS- / ENTSENDEVERTRAG

Von einer Arbeitnehmerentsendung ist grundsätzlich dann zu sprechen, wenn ein Arbeitgeber seinem inländischen Arbeitnehmer die Weisung gibt, im Ausland eine Beschäftigung für ihn auszuüben. Dabei ist es möglich, den Arbeitnehmer zuvor mit dem Ziel einzustellen, diesen ins Ausland zu entsenden. Der Arbeitgeber muss im Vorfeld aber klären, wie lange der Auslandsaufenthalt seines Mitarbeiters dauern soll. Denn je nach Dauer des Auslandsaufenthalts sind unterschiedliche arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtliche Vorschriften zu beachten. Es muss dabei zwischen folgenden Entsendeformen unterschieden werden.

Dienstreise

Von einer Dienstreise wird gesprochen, wenn die Auslandstätigkeit des Mitarbeiters nicht mehr als drei Monate dauern soll. Als regelmäßige Arbeitsstätte wird weiterhin der deutsche Dienstsitz betrachtet. Daher sind bei einer Dienstreise nach Polen die dortigen steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Besonderheiten nicht zu beachten. Allerdings gelten auch nur bei einer Dienstreise nach Polen die dortigen gesetzlichen Arbeitszeiten sowie Arbeitsschutz und Arbeitssicherheitsvorschriften.

Delegation

Eine Delegation oder auch verlängerte Dienstreise liegt vor, wenn die auswärtige Tätigkeit zwischen drei und sechs Monaten dauert. Bei einer Delegation nach Polen kann eventuell unter steuerrechtlichen Gesichtspunkten die sogenannte 183-Tage-Regelung (siehe Abschnitt „Steuerrecht“) zur Anwendung kommen.

Wegen der Dauer einer Delegation von maximal sechs Monaten ist es möglich, dass der Mitarbeiter trotz seiner Auslandstätigkeit in Polen weiterhin dem deutschen Sozialversicherungsrecht unterliegt. Dies verbindet sich allerdings mit besonderen Voraussetzungen, die in dem Abschnitt „Sozialversicherungsrecht“ vorgestellt werden.

Bei einer Delegation ist es erforderlich, dass zwischen dem Arbeitgeber und dem Mitarbeiter Modifikationen im Arbeitsvertrag vorgenommen werden, sofern diese nicht von vornherein im Arbeitsvertrag enthalten waren. Als populärste Form dieser Modifikation hat sich in der Praxis der Abschluss einer Ergänzungsvereinbarung in Bezug auf die Entsendung erwiesen. Die Ergänzungsvereinbarung kann beispielsweise regeln, inwieweit das deutsche Recht anwendbar bleibt, Regelungen zur Kostentragung der Delegation und Zulagenregelungen beinhalten. Enthält die Ergänzungsvereinbarung abweichende Regelungen zu polnischen öffentlich-rechtlichen Vorschriften, wie beispielsweise dem Arbeitsschutz oder der Arbeitszeit, so sind solche Regelungen nichtig. Hier gilt stets polnisches Recht.

Entsendungen

  • Kurzfristige und langfristige Entsendung: Eine kurzfristige Entsendung liegt bei einer Dauer der Auslandstätigkeit von sechs bis zwölf Monaten vor, während von einer langfristigen Entsendung bei einer Auslandstätigkeit von einem Jahr bis fünf Jahren gesprochen werden kann. Sowohl bei der kurzfristigen wie auch der langfristigen Entsendung spielt die Frage, wo die Steuerpflicht besteht, eine tragende Rolle. In diesem Zusammenhang wird auf den untenstehenden Abschnitt zum „Steuerrecht“ verwiesen. Die Länge der Entsendung hat ebenfalls Einfluss auf die Zugehörigkeit zum deutschen oder polnischen Sozialversicherungssystem. Die Besonderheiten wer­ den untenstehend im Abschnitt „Sozialversicherungsrecht“

Der Abschluss einer Ergänzungsvereinbarung spielt insbesondere bei der kurz- und langfristigen Entsendung eine tragende Rolle. Auch hier kann wie bei der Delegation vereinbart werden, dass in bestimmten Punkten deutsches Recht Anwendung findet. Außerdem können zusätzliche Regelungen in die Vereinbarung mitaufgenommen werden. Bestimmte polnische Vorschriften des Arbeitsrechts werden aber insbesondere bei dieser Form der Entsendung von Gesetzes wegen Anwendung finden und sind unabdingbar.

Entsendungen, die länger als fünf Jahre dauern sollen, sind als Versetzungen ins Ausland anzusehen. Bei einer solchen dauerhaften Auslandstätigkeit ist der Mitarbeiter ausschließlich bei der ausländischen Sozialversicherung beitragspflichtig und leistungsberechtigt. Unter steuerrechtlichen Gesichtspunkten sind Mitarbeiter, die in Deutschland keinen Wohnsitz oder ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben, in Deutschland beschränkt einkommenssteuerpflichtig. Dies bedeutet, dass sich ihre Steuerpflicht nur auf die inländischen (deutschen) Einkünfte erstreckt, nicht aber auf die ausländischen (polnischen) Einkünfte.

EINREISE- UND AUFENTHALTSBESTIMMUNGEN

Staatsangehörige der EU-Mitgliedstaaten sowie Norwegens, Islands, Liechtensteins und der Schweiz brauchen für eine Einreise nach Polen lediglich einen gültigen Personalausweis oder einen Reisepass.

Wird ein dauerhafter, beruflicher oder privater, Aufenthalt in Polen vorgesehen, so sind besondere Meldevorschriften zu berücksichtigen. Dabei gilt für Staatsangehörige der aufgezeigten Staaten der Grundsatz, dass eine Anmeldung bei der zuständigen Gemeindebehörde spätestens am 30. Tag nach Ankunft am vorgesehenen polnischen Aufenthaltsort zu erfolgen hat. Bei einem Aufenthalt von mehr als drei Monaten ist der betroffene Mitarbeiter dazu verpflichtet, sich beim zuständigen Woiwodschaftsamt (Urzad Wojewódzki) anzumelden.

Eine vorherige Einholung einer Arbeitsgenehmigung für die Aufnahme einer arbeitsvertraglichen Tätigkeit in Polen ist für diese Gruppe von Ausländern nicht erforderlich. Frei von Genehmigungen ist auch die Erbringung von grenzüberschreitenden Dienstleistungen, die für Unternehmensinhaber und Selbständige in allen Branchen gilt. Beschränkungen im Hinblick auf die Entsendung ihrer Mitarbeiter nach Polen besteht für Unternehmensinhaber und Selbständige nicht.

SOZIALVERSICHERUNG

Gemäß der europäischen Verordnung (EU) Nr. 883/04 unterliegt der entsandte Arbeitnehmer grundsätzlich weiterhin dem deutschen Sozialversicherungsrecht, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

  • der entsendende Arbeitgeber muss gewöhnlich in Deutschland tätig sein (keine reine Verwaltungstätigkeit);
  • der Arbeitnehmer ist EU-Bürger, Flüchtling oder staatenlos;
  • es handelt sich um eine Entsendung, das heißt,
  • ein Arbeitnehmer übt auf Weisung seines deutschen Arbeitgebers im Ausland eine Beschäftigung für diesen aus. Das ist auch dann der Fall, wenn der Arbeitnehmer in Deutschland extra für eine Auslandsarbeit eingestellt wird. Lebt der Arbeitnehmer allerdings bereits im Ausland und wird dort beschäftigt, ist er als Ortskraft einzu­ stufen. In diesem Fall liegt keine Entsendung vor.
  • die Beschäftigung muss im Voraus zeitlich begrenzt sein (überschaubarer Zeitraum);
  • die Dauer der Entsendung darf maximal 24 Monate dauern;
  • der entsandte Mitarbeiter löst keinen anderen bereits zuvor entsandten Mitarbeiter ab. Etwas anderes gilt nur dann, wenn der nunmehr zu entsendende Mitarbeiter den zuvor entsandten Mitarbeiter innerhalb der 24 Monate ablöst. Die von dem zunächst entsandten Mitarbeiter verbrachte Zeit im Ausland wird dem neuen Mitarbeiter angerechnet.

Entsendenachweis / Bescheinigung A1

Der sozialversicherungsrechtliche Status eines entsandten Arbeitnehmers aber auch eines gesetzlich pflichtversicherten Selbständigen in Deutschland wird in Polen durch die Bescheinigung „A1“ dokumentiert. Diese kann bei der gesetzlichen Krankenkasse, bei der die Person versichert ist, beantragt werden.

Selbständige, die nicht gesetzlich krankenversichert sind, und die in Polen eine Dienstleistung erbringen wollen, beantragen die „A1“-Bescheinigung beim Träger der gesetzlichen Rentenversicherung. Selbständige, die nicht gesetzlich krankenversichert sind und aufgrund ihrer Mitgliedschaft bei einer berufsständischen Versorgungseinrichtung von der Rentenversicherungspflicht befreit sind (zum Beispiel Ärzte, Rechtsanwälte, Architekten, Steuerberater), beantragen die „A1“- Bescheinigung bei der Arbeitsgemeinschaft Berufsständischer Versorgungseinrichtungen e.V. Bei Ausnahmevereinbarungen und bei einer gleichzeitigen Beschäftigung nicht nur in Polen, sondern auch in anderen Mitgliedstaaten, ist die „A1“- Bescheinigung von der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung zu beantragen.

Der Antrag auf Ausstellung der Bescheinigung „A1“ kann online über die Internetseite der Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland unter folgendem Link https://www.dvka.de/de/ arbeitgeber_arbeitnehmer/antraege_finden/antraege_finden.html heruntergeladen werden.

Die Bescheinigung „A1“, die oft auch als „Entsendenachweis“ bezeichnet wird, berechtigt den entsandten Arbeitnehmer darüber hinaus dazu, im Ausland sozialversicherungsrechtliche Leistungen zu beanspruchen. Für Leistungen der gesetzlichen Krankenversicherung erfüllt diese Funktion die europäische Krankenversicherungskarte, die jeder in Deutschland gesetzlich krankenversicherte automatisch erhält.

BESTEUERUNG DES ENTSANDTEN MITARBEITERS

Allgemein:

Zwischen Deutschland und Polen besteht seit 2004 ein Doppelbesteuerungsabkommen (DBA), das auf der Webseite des Ministeriums der Finanzen abrufbar ist unter http://www.bundesfinanzministerium.de/Web/DE/The­ men/Steuern/Internationales_Steuerrecht/Staatenbezogene_Informationen/Polen/ polen.html;jsessionid=C3FA5CC94CB286A7376579528C26A884

Grundsätzlich steht das Besteuerungsrecht dem Staat zu, in dem die Tätigkeit verrichtet wird. Durch bestimmte nationale Regelungen kann aber gleichzeitig auch das Besteuerungsrecht Deutschlands gegeben sein. Für die Mitarbeiterentsendung bedeutet das DBA, dass eine eventuelle doppelte Besteuerung der Einkünfte vermieden werden kann.

Von dem Grundsatz der Besteuerung im Tätigkeitsstaat macht das deutsch-polnische Doppelbesteuerungsabkommen insoweit eine Ausnahme, als die Einkommen-steuerpflicht nur in Deutschland als dem Ansässigkeitsstaat des entsandten Mitarbeiters entsteht, wenn:

  • der Entsendete sich in Polen insgesamt nicht länger als 183 Tage innerhalb eines 12-Monats-Zeitraums aufhält. Dieser 12-Monats-Zeitraum ist variabel. Dies bedeutet, dass es nicht darauf ankommt, ob die 183-Tage-Grenze innerhalb des polnischen Steuerjahres (grundsätzlich das Kalenderjahr; Ausnahmen hiervon sind allerdings möglich) eingehalten worden ist, sondern ob sie innerhalb von 12 Monaten ab dem ersten Tag der Entsendung eingehalten wurde.
  • die Vergütung von einem Arbeitgeber oder für einen Arbeitgeber, der nicht in Polen ansässig ist, gezahlt wird. Maßgeblich ist hier der wirtschaftliche Nach diesem Begriff gilt als Arbeitgeber derjenige, der tatsächlich die Vergütung für den entsandten Mitarbeiter trägt – unabhängig davon, ob jemand anderes zu­ nächst in Vorleistung tritt.
  • die Vergütung nicht von einer Betriebsstätte oder einer festen Einrichtung getragen wird, die der Arbeitgeber in Polen hat. Der Begriff der Betriebsstätte umfasst insbesondere einen Ort der Leitung, eine Zweigniederlassung, eine Geschäftsstelle, eine Fabrikationsstätte, eine Werkstätte oder ein Bergwerk, ein Öl- oder Gasvorkommen, einen Steinbruch oder eine andere Stätte der Ausbeutung natürlicher Ressourcen. Eine Bauausführung ist nur dann eine Betriebsstätte, wenn ihre Dauer zwölf Monate überschreitet.

 

Damit diese Ausnahmeregelung greift, müssen die drei aufgezeigten Voraussetzungen kumulativ vorliegen, das heißt es reicht nicht aus, wenn nur eine oder zwei Voraussetzungen erfüllt sind.

Entsandte Mitarbeiter, die mehr als 183 Tage in Polen verbringen, unterliegen in Polen der vollen Einkommensbesteuerung (uneingeschränktes Besteuerungsrecht). Die Einkommensteuer ist in Polen zweistufig und beträgt 18% bei einem Jahreseinkommen bis 85.528 Zloty. Ab dem Jahreseinkommen von 85.528 Zloty gilt der Einkommensteuersatz von 32%, allerdings nur auf den Betrag der über den aufgezeigten Grenzwert hinausgeht. Bei der Berechnung der Einkommensteuer wird von dem zugrundeliegenden Gehalt stets der Betrag von 556,02 Zloty abgezogen. Ist Polen das uneingeschränkte Besteuerungsrecht zugewiesen, werden die Einkünfte in Deutschland von der Einkommensteuer unter Progressionsvorbehalt freigestellt.

Das beschränkte Besteuerungsrecht in Polen kommt dagegen zur Anwendung, wenn der entsandte Mitarbeiter sich zwar länger als 183 Tage in Polen aufhält, dort allerdings nicht seinen gewöhnlichen Aufenthaltsort besitzt. In diesen Fällen wird nur das Einkommen besteuert, das in Polen erzielt wird.

Bei freien Berufen (zum Beispiel Ingenieure, Architekten, Ärzte, Rechtsanwälte) sowie sonstiger selbständiger Tätigkeit werden Einkünfte, die von in Deutschland ansässigen Personen bezogen werden, nur in Deutschland besteuert, es sei denn, dass die Person in Polen für die Ausübung ihrer Tätigkeit gewöhnlich eine feste Einrichtung zur Verfügung steht.

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